Política de Privacidad — Oktopus Consulting

Última actualización: 15/12/2025

Esta Política de Privacidad describe cómo Oktopus Consulting (en adelante, “Oktopus”, “nosotros” o el “Proveedor”) recopila, utiliza y protege la información cuando:

1. un negocio (nuestro “Cliente”) conecta su número de WhatsApp mediante nuestra solución, y/o
2. los usuarios finales del Cliente (los “Usuarios”) se comunican con el negocio a través de WhatsApp y son atendidos por nuestro asistente automatizado (incluyendo funciones de IA).

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1. Responsable y datos de contacto

Responsable del tratamiento (Proveedor): Oktopus Consulting

Nombre comercial: Oktopus Consulting

Nombre del producto o servicio: SmartBooking

Email de contacto (privacidad): info@oktopusconsulting.com

Para consultas sobre privacidad, puedes escribirnos a info@oktopusconsulting.com.

2. A quién aplica esta política

Esta política aplica a:

2.1. Clientes (negocios)

Cuando un Cliente crea una cuenta, configura el servicio o conecta un número de WhatsApp Business con nuestra solución smartBooking (por ejemplo, propietario/empleados autorizados).

2.2. Usuarios finales del Cliente

Cuando un Usuario envía un mensaje al WhatsApp del Cliente y el mensaje es recibido/gestionado por la integración (por ejemplo, para responder preguntas sobre horarios, servicios, reservas, precios, etc.).

3. Qué datos tratamos

3.1. Datos del Cliente (negocio)

Podemos tratar:

• Datos del negocio aportados por el Cliente: nombre comercial, categoría, dirección/zona, enlaces, horarios, servicios, precios, etc.
• Datos de administradores/empleados autorizados: nombre, email, rol/permisos (si se proporciona).
• Identificadores técnicos asociados a WhatsApp Business Platform/Cloud API: por ejemplo WABA ID, Phone Number ID, estado de conexión, configuración de webhooks.
• Logs técnicos: fecha/hora de conexión, eventos de configuración, registros de errores y diagnóstico.

3.2. Datos de Usuarios finales (mensajería)

Podemos tratar:

• Número de teléfono del Usuario y/o identificador de WhatsApp.
• Contenido de mensajes (texto y, si el Usuario envía, también archivos como imágenes/notas de voz/documentos), y metadatos asociados (fecha/hora, estado de entrega, etc.).
• Datos que el Usuario incluya voluntariamente en la conversación (por ejemplo, nombre, preferencias, motivo de consulta).

No solicitamos datos sensibles (salud, creencias religiosas, orientación sexual, etc.). Si un Usuario los comparte voluntariamente, podrían quedar reflejados en la conversación.

4. Cómo obtenemos los datos

• Directamente del Cliente cuando configura el servicio.
• De Meta/WhatsApp cuando se reciben eventos y mensajes a través de la plataforma (webhooks).
• Del Usuario final cuando inicia o continúa una conversación con el WhatsApp del Cliente.

5. Para qué usamos los datos (finalidades)

Tratamos los datos para:

1. Prestar el servicio: enviar/recibir mensajes, automatizar respuestas, enrutar conversaciones al Cliente.
2. Configurar y operar integraciones: onboarding, coexistencia (si aplica), webhooks, plantillas, verificación técnica.
3. Soporte: resolver incidencias, errores y consultas de configuración.
4. Mejora y seguridad: monitorización, prevención de abuso/fraude, análisis de fallos, trazabilidad.
5. Cumplimiento legal: atender obligaciones aplicables y requerimientos legítimos.

6. Base legal del tratamiento (RGPD, si aplica)

Según el caso, la base legal puede ser:

• Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD): para prestar el servicio al Cliente.
• Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): seguridad, prevención de abuso y mejora del servicio.
• Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): cuando sea necesario (p. ej., comunicaciones comerciales propias).
• Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): cuando proceda.

Para los Usuarios finales del Cliente, la base legal principal suele depender del propio Cliente y de su relación con el Usuario.

7. Uso de Inteligencia Artificial

Nuestro servicio puede utilizar componentes de IA para:

• redactar respuestas automáticas,
• clasificar intenciones (p. ej., “cita”, “precio”, “horario”),
• resumir conversaciones o extraer información necesaria para atender la solicitud.

Esto implica que los mensajes pueden ser procesados por sistemas automatizados para generar una respuesta. Aplicamos medidas para minimizar la exposición de datos y trabajamos con proveedores tecnológicos cuando es necesario para prestar el servicio.

8. Con quién compartimos los datos

Podemos compartir datos únicamente cuando sea necesario para operar el servicio:

1. Meta Platforms / WhatsApp: para el envío/recepción de mensajes y eventos.
2. Proveedores tecnológicos (subencargados): hosting, bases de datos, monitorización y/o proveedor(es) de IA cuando aplique.
3. El Cliente (negocio): el contenido de las conversaciones y datos necesarios para atender al Usuario final.
4. Autoridades públicas: si existe obligación legal o requerimiento válido.

No vendemos datos personales.

9. Transferencias internacionales

Es posible que algunos proveedores tecnológicos traten datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En ese caso, aplicaremos garantías adecuadas (por ejemplo, Cláusulas Contractuales Tipo u otros mecanismos válidos conforme a la normativa aplicable).

10. Conservación de los datos

Conservamos los datos solo el tiempo necesario para prestar el servicio, resolver incidencias, garantizar seguridad y cumplir obligaciones legales.

Transcurrido ese plazo, los datos se eliminan o anonimizan, salvo que el Cliente solicite antes la eliminación (cuando sea aplicable) o exista una obligación legal de conservación por más tiempo.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, como:

• control de accesos y permisos,
• cifrado en tránsito (HTTPS),
• segregación lógica por cliente (multi-tenant),
• registros de actividad,
• copias de seguridad y recuperación ante fallos.

Aun así, ningún sistema es 100% infalible.

12. Derechos de las personas

Según corresponda, puedes ejercer: acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación, portabilidad y otros derechos reconocidos por la normativa aplicable.

12.1. Si eres Usuario final de un Cliente

En la mayoría de casos, debes solicitarlo al negocio con el que estás hablando (el Cliente), ya que normalmente es el Responsable del tratamiento.

12.2. Si eres Cliente (negocio) o admin/empleado

Puedes escribir a info@oktopusconsulting.com indicando tu solicitud y la información necesaria para identificarte.

13. Menores

Nuestro servicio no está dirigido a menores. Si crees que un menor nos ha proporcionado datos sin autorización, contáctanos en info@oktopusconsulting.com.

14. Eliminación de datos

Puedes solicitar la eliminación de datos asociados a tu cuenta (Cliente) o a conversaciones (según aplique).

14.1. Solicitud por email

Envía un email a info@oktopusconsulting.com con:

• asunto: “Solicitud de eliminación de datos”
• tu nombre o nombre del negocio,
• el número de WhatsApp del negocio (si aplica),
• y la descripción de lo que deseas eliminar.

Podremos solicitar verificación adicional para evitar solicitudes fraudulentas.

14.2. Usuarios finales

Si eres Usuario final, solicita la eliminación al negocio (Cliente) con quien conversas. También puedes bloquear el número del negocio en WhatsApp para detener futuras comunicaciones.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Publicaremos la versión vigente en esta misma URL e indicaremos la fecha de actualización.

16. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad: info@oktopusconsulting.com

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Resumen

Usamos los datos para operar el asistente por WhatsApp, responder consultas y dar soporte. No vendemos datos. Compartimos información solo con WhatsApp/Meta y proveedores necesarios para prestar el servicio. Puedes solicitar acceso o eliminación escribiendo a info@oktopusconsulting.com.